Nhận thức rõ yêu cầu đó, thời gian qua, Phòng Hậu cần, trực tiếp là Đội Tài chính, đã chú trọng chuẩn hóa công tác lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ; từng bước sắp xếp tài liệu khoa học, hạn chế trùng lặp, tạo thuận lợi cho việc tra cứu, đối chiếu và phục vụ công tác chuyên môn.

Đối với công tác tài chính, kế toán, mỗi chứng từ, hồ sơ đều gắn với một nghiệp vụ cụ thể, phản ánh quá trình quản lý, sử dụng ngân sách và các nguồn kinh phí. Vì vậy, ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ, cán bộ phụ trách đã chú trọng kiểm tra, hoàn thiện chứng từ, phân loại và sắp xếp tài liệu theo từng nội dung công việc, nguồn kinh phí và thời kỳ ngân sách.

Các hồ sơ, chứng từ kế toán và tài liệu liên quan được rà soát, phân loại, sắp xếp theo trình tự trước khi đưa vào lưu trữ. Việc hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu góp phần hạn chế tình trạng thiếu, thất lạc tài liệu, đồng thời tạo thuận lợi khi cần tra cứu, đối chiếu số liệu.

Phía sau những bộ hồ sơ được sắp xếp khoa học là sự cẩn trọng, tỉ mỉ và tinh thần trách nhiệm của cán bộ làm công tác tài chính, kế toán. Tuy là công việc thầm lặng, nhưng đây là một trong những yếu tố góp phần bảo đảm hoạt động tài chính của đơn vị được thực hiện nề nếp, chặt chẽ và đúng quy định.

  Cán bộ Đội Tài chính – Phòng Hậu cần phân loại hồ sơ trước khi đóng hộp và sắp xếp hồ sơ trên giá lưu trữ, bảo đảm thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu

Bảo đảm “đúng, đủ, chặt chẽ, dễ tra cứu”

Một trong những yêu cầu được Phòng Hậu cần chú trọng là hồ sơ sau khi hoàn thành phải được rà soát về thành phần, tính thống nhất của chứng từ và sự phù hợp với nội dung nghiệp vụ phát sinh.

Việc phân loại được thực hiện theo từng nhóm tài liệu, nội dung và thời kỳ, tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, khai thác thông tin. Đối với hồ sơ đã hoàn thành, cán bộ tiếp tục rà soát, chỉnh lý, sắp xếp và bảo quản, hạn chế nguy cơ hư hỏng, thất lạc hoặc nhầm lẫn.

Cùng với đó, công tác quản lý hồ sơ luôn gắn với yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước. Việc bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu được thực hiện đúng phạm vi, thẩm quyền, góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm và tính kỷ luật của cán bộ trong thực hiện nhiệm vụ.

Giảm giấy tờ trùng lặp, từng bước số hóa

Gắn với yêu cầu cải cách hành chính, chuyển đổi số, Phòng Hậu cần từng bước đổi mới phương thức quản lý hồ sơ tài chính, kế toán; chú trọng khai thác các phần mềm nghiệp vụ, dữ liệu điện tử phù hợp nhằm hỗ trợ quá trình quản lý, tra cứu và đối chiếu thông tin.

Việc quản lý dữ liệu khoa học giúp cán bộ thuận lợi hơn khi cần xác định, tra cứu một chứng từ hoặc bộ hồ sơ cụ thể, qua đó góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Cùng với ứng dụng công nghệ, Phòng Hậu cần chú trọng rà soát quy trình nghiệp vụ theo hướng giảm các loại giấy tờ không cần thiết, hạn chế lưu trữ trùng lặp nhưng vẫn bảo đảm đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định.

Đối với từng nhóm nghiệp vụ, đơn vị từng bước xác định rõ những tài liệu cần lưu giữ, những thông tin đã có trên hệ thống hoặc đã được quản lý tại đầu mối theo quy định để hạn chế việc yêu cầu cung cấp, sao lưu nhiều lần cùng một loại tài liệu.

Việc đơn giản hóa hồ sơ không đồng nghĩa với cắt giảm các chứng từ, tài liệu bắt buộc. Mục tiêu đặt ra là giảm những giấy tờ trùng lặp nhưng vẫn bảo đảm tính chặt chẽ; rút ngắn thời gian xử lý nhưng không làm giảm trách nhiệm, tính chính xác và khả năng kiểm tra, đối chiếu.

Qua đó, Đội Tài chính từng bước hình thành phương thức làm việc theo hướng “đúng quy định, đúng thành phần, không trùng lặp, dễ tra cứu, dễ kiểm soát”, vừa giảm áp lực lưu trữ vừa nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.

Trách nhiệm cán bộ là yếu tố quan trọng

Bên cạnh quy trình và công nghệ, chất lượng công tác lưu trữ phụ thuộc trực tiếp vào tinh thần trách nhiệm của cán bộ thực hiện nhiệm vụ. Phòng Hậu cần thường xuyên chú trọng nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ làm công tác tài chính, kế toán; chủ động nghiên cứu, cập nhật quy định và trao đổi, rút kinh nghiệm trong quá trình công tác.

Mỗi cán bộ được yêu cầu thực hiện nghiêm phần việc được phân công, chủ động kiểm tra hồ sơ do mình tham mưu, lập và quản lý. Từ việc kiểm tra từng chứng từ đến sắp xếp, hoàn thiện một bộ hồ sơ đều đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và tuân thủ quy trình.

Thông qua những việc làm thường xuyên, công tác lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ tài chính từng bước đi vào nền nếp; việc tra cứu, đối chiếu thuận lợi hơn, góp phần phục vụ hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị.

Thời gian tới, Phòng Hậu cần tiếp tục rà soát, hoàn thiện phương thức quản lý hồ sơ; tăng cường ứng dụng công nghệ, từng bước số hóa tài liệu phù hợp với yêu cầu thực tiễn; đồng thời nâng cao trách nhiệm của cán bộ trong quản lý, bảo quản và khai thác hồ sơ.

Việc chuẩn hóa từng chứng từ, sắp xếp khoa học từng bộ hồ sơ, hạn chế giấy tờ trùng lặp và từng bước ứng dụng công nghệ là những công việc cụ thể góp phần nâng cao tính chính quy, chuyên nghiệp trong công tác tài chính, kế toán, phục vụ hiệu quả nhiệm vụ chung của Công an tỉnh.

Phòng Hậu cần